Поддержка

Использование электронной подписи на сайте

Разъяснения и рекомендации в использовании простой электронной подписи на сайте, согласно приказа Рособрнадзора №831 от 14.08.2020 г. в исполнение новых требований к сайту в части подписания документов электронной подписью.
Редакция 1.2

О приказе

Для начала надо сказать, что ранее применяемый приказ Рособрнадзора от 29.05.2014 № 785 «Об утверждении требований к структуре официального сайта образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“ и формату представления на нем информации» утратил свою силу 1 января 2021 года. На смену пришёл документ — приказ Рособрнадзора от 14.08.2020 № 831 «Об утверждении Требований к структуре официального сайта образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“ и формату представления информации» (далее — 831 Приказ) (срок действия документа ограничен 31 декабря 2026 года).

Вступил в силу приказ Рособрнадзора №831 от 14.08.2020 г. в котором говорится о требованиях к структуре официального сайта образовательной организации и о формате представления информации. В данной статье мы рассмотрим моменты, связанные с необходимостью подписывать некоторые документы простой электронной подписью.

Что такое простая и квалифицированная электронные подписи

Что такое электронная подпись и какими они бывают? Комментарии к приказу №831 поясняют:

Электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (пункт 1 статьи 2 Федерального закона № 63-ФЗ).

Другими словами электронная подпись – это реквизит электронного документа, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи. Для подписания электронных документов на сайте образовательного учреждения согласного нового приказа Рособрнадзора №831 применимы два типа подписей: «простая»  и «квалифицированная» электронные подписи.
“Электронная подпись квалифицированная” – эта подпись выдается аккредитованным удостоверяющим центром. Таким центром может является, например, Федеральное казначейство. Квалифицированные электронные подписи, выданные Федеральным казначейством имеются у всех образовательных организациях, их выдают руководящим должностям. Именно с этой подписью производится вход на официальный сайт для размещения информации о государственных (муниципальных) учреждениях. И этой подписью можно подписывать документы, публикуемые на сайте образовательной организации.
«Простой электронной подписью» является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. При этом не поясняется каким именно должно быть подтверждение и как его проверить. Простую электронную подпись можно изготовить самостоятельно, указав данные подписанта вручную. На наш взгляд – это неучтенный момент со стороны Рособрнадзора, однажды они это поймут и внесут поправки к закону, в которых будет говориться о недопущении использования простой подписи, подтверждением которой может быть кто угодно. Глядя вперед, рекомендуем подписывать электронные документы для сайта квалифицированной электронной подписью.

Как самостоятельно создать сертификат электронной подписи

Создать простую электронную подпись можно самостоятельно с помощью бесплатной программы  Acrobat Reader DC. Мы не рекомендуем данный метод подписания электронных документов, однако вот краткая инструкция:
Скачайте и установите свежую версию Acrobat Reader DC.
Откройте подписываемый PDF документ программой. В открытом документе, верхней панели меню нужно выбрать «Редактирование», затем «Инструменты управления». В открывшемся окне пункт «Сертификаты», «Открыть». После нажатия на пункт «Открыть», вверху, над документом появится меню «Сертификаты»:

В этом меню нужно выбрать пункт «Поставить цифровую подпись», после чего программа попросит выделить область на документе, где будет размещен графический эскиз простой электронной подписи. Предлагаем выделить свободный от текста участок документы вверху, размером примерно 5х7 см:

Нажать «Настроить», далее выбрать пункт «Новое цифровое удостоверение»,  «Продолжить», выбрать пункт «Сохранить в магазине сертификатов Windows», «Продолжить». Далее необходимо заполнить данные подписанта, например:

«Продолжить» , «Продолжить», «Подписать». Все, документ подписан и программа предложит сохранить подписанный файл рядом с исходным файлом, нужно поменять название файла, готово:

Как подписать документ квалифицированной электронной подписью

Для того, чтобы подписать электронный документ квалифицированной электронной подписью, предварительно нужно установить сертификат электронной подписи в хранилище сертификатов Windows. Это может сделать Ваш системный администратор, либо можно обратиться к нам за помощью. Подписывание документа возможно в программе Acrobat Reader DC.

Как опубликовать документ на сайте с визуализацией пиктограммы электронной подписи

Вслед за 831 Приказом последовали «Комментарии Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки в связи с актуализацией Требований к структуре официального сайта образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“ и формату представления информации», в которых даются разъяснения о том как должна выглядеть электронная подпись на сайте:

Визуально на Сайте простая электронная подпись будет выглядеть
как пиктограмма, указывающая на то, что документ подписан простой электронной подписью.

В этом окне должна быть информация о электронной подписи

При наведении курсора на эту пиктограмму, на экран должны выводиться сведения «дата и время подписания; фамилия, имя, отчество и должность лица, подписавшего документ; сформированный уникальный программный ключ».

Для реализации этого требования, нашей компанией был разработан и установлен специальный плагин для сайта “Визуализация электронной подписи”. Плагин устанавливается бесплатно на все наши сайты. Для настройки этого плагина необходимо зайти на сайт под логином и паролем в “консоль” сайта, далее в раздел “Визуализация цифровой подписи”. В этом разделе необходимо вручную заполнить информацию о электронной подписи (ФИО, должность, сформированный уникальный программный ключ).

Cформированный уникальный программный ключ – это серийный номер электронной подписи, посмотреть который можно в “свойствах электронной подписи”:

После заполнения информации о электронной подписи, нужно установить пиктограмму электронной подписи на странице с документами. Для этого нужно открыть на редактирование страницу с документами и после ссылки на документ нужно нажать кнопку “ЭЦП” в панели инструментов, выбрать дату подписания, в результате чего рядом с ссылкой на документ появится пиктограмма.

Какие документы на сайте образовательной организации нужно подписывать электронной подписью

Требованиями установлено, что подписывать документы простой электронной подписью нужно только, самостоятельно разрабатываемые и утверждаемые образовательной организацией. К таким документам относятся различные приказы, положения, порядки и т.д. составленные сотрудниками образовательного учреждения. Лицензии, сертификаты, реквизиты и подобные документы подписывать электронной подписью не нужно.

Какой формат файлов электронных документов использовать

Комментарии к приказу №831 поясняют:

Форматы размещенной на Сайте информации должны: а) обеспечивать свободный доступ пользователей к информации, размещенной на Сайте, на основе общедоступного программного обеспечения. Пользование информацией, размещенной на Сайте, не может быть обусловлено требованием использования пользователями информацией определенных веб-обозревателей или установки на технические средства пользователей информацией программного обеспечения, специально созданного для доступа к информации, размещенной на Сайте;

Другими словами, формат документов должен быть таким, чтоб любой пользователь с любого устройства мог ознакомится с содержимым документов, без необходимости иметь на своем компьютере (планшете, телефоне), специализированного программного обеспечения, например MS Word, MS Excel и прочих “платных” программ. Решение – размещать на сайте учреждения документы в формате PDF. Этот формат файлов открывается внутри браузера, без необходимости устанавливать дополнительное программное обеспечение. Преобразовать файлы форматов MS Word и MS Excel легко можно сделать онлайн либо непосредственно из программ MS Word и MS Excel.

 

Меню